Ti svelo un segreto!
Nessuno fa le cose che Tu hai in testa solo perché sei il capo.
I tuoi collaboratori (ASO, segretarie, collaboratori odontoiatri ed igienisti) non fanno per magia le cose che tu pensi, tanto meno le fanno proprio nella maniera in cui tu lo desideri… ancora meno se queste cose rimangono nella tua testa perché “è impossibile non saperlo”, “è impossibile che non se ne accorga”, “è impossibile che faccia quell’errore”, …
Eh.. lo so può sembrare strano, perfino bizzarro, ma è così…
Affinché un essere umano esegua un compito, lo esegua bene e lo esegua, in maniera ricorrente, sempre bene, è necessario che Tu quel compito lo renda fruibile sottoforma di processo, di procedura, di check list!
Ok, se le parole processo, procedura e check list ti hanno turbato, indisposto e fatto pensare “cheppalle ‘sta roba!”, lascia perdere, smetti di leggere che tanto è tempo perso!
Se è così, continua a fare le cose di reazione… quando (spesso) hai problemi, quando (spesso) i tuoi collaboratori non fanno ciò che dovrebbero, quando (spesso) ti incazzi perché “ma allora lo fai apposta a…”.
Proprio così il di reazione del titolo significa questo: ti scatta l’ambizione e la volontà di gestione dello Studio solo in funzione di emergenze e incazzature… dal reagire, appunto, a qualcosa che non va..! Beh, è un sistema, anzi no!
E’ la cosa più lontana che ci possa essere da un Sistema!
E’ un modo di fare poca fatica tutti i giorni (beh, questo è quello che pensi) ed una infinità quando succede qualcosa. E’ un po’ come se gestissi la clinica solo ad urgenze, senza mai fare piani di lavoro ai tuoi pazienti!
Se invece ti interessa gestire lo Studio come fai per la clinica (ok, sì, le urgenze ci sono sempre!), tramite una raccolta di informazioni a cui segue una diagnosi e un piani di lavoro, allora sei sulla buona strada per diminuire le incazzature e far si che i tuoi collaboratori facciano sempre (quasi!) quello che tu desideri, quello che avete codificato, quello che porta al risultato programmato.
Perché ciò accada la prima cosa da fare è dare una direzione.
Cosa significa?
Direzione innanzitutto significa che devi rendere noto, condividere e soprattutto scrivere: che studio siete (valori, regole), che odontoiatria fate, chi sono i vostri pazienti target (è una conseguenza delle prime due).
Eh, no! Non dirmi che stai pensando: “chi lavora con me queste cose le sa!”. Se le hai dette, condivise e scritte (e magari ripetute più di una volta), ok! Le sanno, o almeno dovrebbero, comunque hai fatto il tuo dovere di leader.
Se le hai solo dette, meglio di niente, magari scrivile e ripetile in una mini riunione dedicata, è un grande atto da leader e ne trarrai benefici molto superiori al tempo impiegato!
Se non le hai mai dette perché “se lavori qui da un po’ e non sei scemo lo vedi chi siamo, che odontoiatria facciamo”, molto molto molto male!
Ok, non è cos’ facile.. se non sai da dove iniziare e cerchi qualche buona idea, uno spunto, una ispirazione ti consiglio di leggere Yes we trust!
Direzione significa anche che, una volta chiarito e condiviso “chi siete e cosa fate”, devi dirigere la tua orchestra, i tuoi performer e, perché no, permettere ed incentivare il loro contributo in base alle abilità, alle competenze e al talento (attenzione a valorizzare troppo il talento, deve venire solo dopo tanto studio e dedizione a processi e procedure).
Da vero Leader devi dettare le regole e devi essere a disposizione della tua Squadra, ma solo per feedback e aiuto extra-ordinario, non per ogni singola stronzata che accade in Studio! Per questo devi codificare un Sistema di processi e procedure (ne parleremo in un altro articolo.. oppure puoi trovare il dettaglio, tra le altre preziose informazioni, in Mezzo minuto di riflessione.)
Codificato il sistema, come Leader hai anche il compito di… dire azione! Sì, perché un conto è studiare a tavolino un processo, una procedura, una check list, un conto è applicarla, renderla operativa, testarla, correggerla in corso d’opera per efficientarla al massimo! Questa è l’azione.
Tanta teoria senza applicazione rimane filosofia, fondamentale per partire, per selezionare la Squadra, per analizzare i punti di forza e le aree di miglioramento, inutile se questi concetti rimangono tali e nessuno li applica con costanza e dedizione ogni singolo giorno, perché “cambiare è fatica”, perché “abbiamo sempre fatto cosi”, perché non esiste una direzione condivisa chiara, non interpretabile e uguale per tutti.
Beh, dai.. quindi dò la direzione (chi siamo, cosa facciamo, pazienti target), mi faccio il mazzo per un po’ per scrivere ‘sto Sistema (processi, procedure, checklist), mi accerto che tutti lo applichino e così ho risolto tutti i problemi dello Studio! Fico!
Sì.. e no.
Una buona parte li risolvi davvero… poi devi fare i conti che lavori con persone (tra cui te stesso) che tendono sempre a rientrare nella loro zona di comfort, che tendono a settarsi su ritmi e impegno comodi (leggasi il più basso che sei in grado di controllare), che tendono a amplificare le differenze di carattere piuttosto che valorizzarle in funzione di una collaborazione proficua.
Per questo, a fianco del Sistema, ti serve un Sistema di Controllo, ma questo è argomento di altri articoli ed è illustrato nel dettaglio in Mezzo minuto di riflessione.
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A presto!
Davide
